Assemblee e documenti

Percorso protezione civile

La vita formale dell'associazione: le cariche, le assemblee dalla convocazione al verbale, i contratti, l'archivio dei documenti.

Le cariche e l'organigramma

Le cariche si assegnano dalla scheda del socio: Soci → Elenco soci, apri la persona, riquadro Cariche, Assegna una carica. Per ognuna scrivi verbale di nomina, data e Fine mandato. Quando un mandato finisce usa Termina il mandato invece di cancellare: lo storico resta.

Impostazioni → Organigramma mostra tutto insieme: in «Chi è cosa» le cariche in corso, con i mandati scaduti in rosso; in «Chi può fare cosa» i ruoli del pannello, con permessi e persone di ciascuno.

Accendi la pagina pubblica mette l'organigramma sul sito pubblico dell'associazione, che va acceso prima da Amministrazione → Dati Ente. Compaiono solo le cariche con Mostra nell'organigramma pubblico attivo, col Recapito pubblico che hai scritto.

Le cariche decidono chi vota negli organi: il consiglio direttivo è fatto da presidente, vicepresidente, segretario, tesoriere e consiglieri in carica; l'organo di controllo dai revisori dei conti.

Preparare un'assemblea

Vai su Impostazioni → Assemblee → Nuovo. In La seduta scegli l'Organo: Assemblea dei soci, Consiglio direttivo, Organo di controllo; se avete associazioni affiliate compare anche l'Assemblea degli enti associati. Poi tipo (ordinaria o straordinaria), modalità, luogo, collegamento alla diretta, prima e seconda convocazione.

In Le regole dello statuto copi le vostre regole: giorni di preavviso, deleghe per socio, quorum in prima e seconda convocazione (in percentuale sugli aventi diritto); per l'assemblea dei soci, se votano solo i maggiorenni e solo chi è in regola con la quota. Negli organi il voto non si delega e il campo delle deleghe sparisce. Fra enti scegli il Peso del voto: un voto per ente, oppure in proporzione ai soci rappresentati. Avvisa anche per SMS aggiunge l'SMS a email e notifica push, scalandolo dal credito SMS.

In Il tavolo indichi chi presiede e chi verbalizza. Salva: nella scheda compare l'Ordine del giorno. Aggiungi i punti con Nuovo, scegliendo per ognuno il Voto (nessuno, palese, segreto) e la Maggioranza (semplice, due terzi, tre quarti): nella stessa seduta il bilancio si vota in modo palese e le cariche a scrutinio segreto.

Convocare

Nell'elenco premi Convoca. Il sistema rifiuta se mancano i giorni di preavviso o l'ordine del giorno e, per gli organi, se una carica in corso non ha un account collegato alla scheda del socio, e dice chi e perché.

L'avviso parte a tutti gli aventi diritto e l'assemblea dei soci va sul calendario dell'associazione con entrambe le convocazioni. Da qui l'ordine del giorno non si modifica più. Nell'area soci le sedute degli organi e l'assemblea degli enti le vede solo chi ci siede.

Il giorno della seduta

Apri i lavori fissa il numero degli aventi diritto. Poi clicca la riga dell'assemblea e lavori dai riquadri Ordine del giorno, Presenti e Deleghe.

Chi arriva lo segni con Registra un presente; chi è collegato da casa preme Sono presente nell'area soci. Chi se ne va lo segni con È uscito: non conta più per il quorum.

Le deleghe si inseriscono con Aggiungi una delega, annotando nell'Origine della delega dove sta quella scritta; il socio può delegare anche dall'area soci. Il sistema rifiuta le deleghe oltre il tetto, a sé stessi, a catena (chi ha delegato non ne riceve, e viceversa) e da chi è già presente. Se chi ha delegato arriva in sala, la sua delega decade da sola.

Metti ai voti funziona solo a quorum raggiunto: presenti più deleghe, rispetto agli aventi diritto. Dopo l'ora della seconda convocazione vale il quorum ridotto. I presenti votano dall'area soci con Favorevole, Contrario o Mi astengo; chi porta deleghe vota anche per quelle. Nel voto segreto resta scritto chi ha votato, non come.

Chiudi la votazione conta i voti, scrive l'esito, approvato o respinto, e lo sigilla: non si riapre. Gli astenuti non entrano nel calcolo della maggioranza.

Chiusura e verbale

Premi Chiudi i lavori, poi Verbale per scaricare il PDF: regole applicate, presenti, deleghe, esiti e sigilli di ogni votazione. Verifica i sigilli controlla in qualunque momento che nessun voto e nessun totale sia stato cambiato dopo la chiusura.

Contratti

In Contratti → Modelli di contratto scrivi il testo con i segnaposto elencati sopra l'editor, come {{counterpart_name}} o {{valid_from}}: nel PDF diventano i dati veri.

In Contratti → Contratti → Nuovo il numero si propone da solo (CTR-anno-progressivo). Scegli tipologia, modello (solo quelli attivi della stessa tipologia), dati della controparte e date. Con un modello scelto, Genera PDF crea il documento e Scarica PDF lo scarica.

Quando torna firmato, modifica il contratto e carica il file in PDF Firmato (upload): al salvataggio lo stato diventa Firmato e la data di firma, se vuota, quella di oggi. Inviato, Scaduto e Annullato li imposti tu. Il filtro In scadenza (30gg) mostra i firmati che scadono entro trenta giorni. Se la voce Contratti non c'è, il modulo non è attivo per voi.

Documenti

L'archivio dei file dell'associazione: statuto, atto costitutivo, regolamenti, bilanci approvati, verbali firmati. Lo vede solo chi ha accesso al pannello: per i materiali che i soci devono leggere c'è la Biblioteca.

Crea prima le categorie in Categorie documenti (il nome basta, lo slug si compila da solo); senza categoria il documento non si salva. Poi in Documenti → Nuovo dai un Titolo, scegli la Categoria, carichi il File (fino a 20 MB). Scarica dalla riga ti dà il file; i file stanno su un disco riservato e si scaricano solo da chi è entrato nel pannello dell'associazione.

Quando un documento cambia, aprilo e carica il file nuovo: la Versione sale di uno e in Versioni, in fondo alla scheda, restano tutte le precedenti, ognuna scaricabile. Senza un file nuovo, salvare non tocca quello che c'è.

Da dove cominciare

Assegna le cariche del direttivo dalla scheda dei soci e guarda l'Organigramma: se c'è qualcosa in rosso, sistemalo. Poi prepara la prossima assemblea in bozza, con regole e ordine del giorno: finché non premi Convoca non parte niente.